Schreibarbeiten fair abrechnen

Schreibarbeiten sind eine Aufgabe, die in Büroservice-Betrieben häufig anfällt. Auch wir bei eco-call machen Schreibarbeiten für unsere Kunden, auch wenn diese über ganz Deutschland und Österreich verstreut sind.

Bei Schreibarbeiten gibt es für das Servicebüro immer ein Dilemma: Macht eine Top-Schreibkraft die Arbeit, ist sie in kurzer Zeit erledigt, macht es eine Auszubildende oder eine langsame Kraft, dauert es bis zur doppelten Zeit. Anders ausgedrückt, bei reiner Zeitabrechnung wird eine Top-Kraft nur die Hälfte Umsatz machen, wie eine Anfängerin. Irgendwie unfair, oder?

Die Amerikaner, bei der Entwicklung von Service-Ideen meist voraus, haben dieses Problem gelöst, indem sie eine "Standard-Sekretärin" definiert haben. Wenn die Zeit berechnet wird, die eine Standard-Sekretärin brauchen würde, dann wir die gute Kraft für ihre gute leistung nicht mehr bestraft und der Kunde nicht für die lange Zeit, die eine Anfängerin benötigt. Eine Lösung, die für alle fair ist.

Wir nutzen die "Desktop Production Standards", die von der amerikanischen Vereiningung ESA herausgegeben wurden. Darin wird eine Schreibarbeit definiert nach:

• Länge
• Komplexität
• Qualität der Vorlage

Mit diesen Daten kann eine Mitarbeiterin schon bei Auftragserteilung die Kosten des Auftrages nennen. Die Länge bezeichnet den Umfang des Projektes. Die Komplexität den Aufwand für Formatierungsarbeiten (Gliederungen, Bilder einbauen etc.), speziellen Wortschatz (z. B. juristische oder medizinische Texte) oder Fremdsprachen. Die Qualität der Vorlage (Handschrift? Maschinegeschrieben? Diktat? Konferenzmitschnitt?) gibt dem Kunden die Möglichkeit, durch sorgfältige Vorbereitung den Endpreis zu beeinflussen.